A metodologia para um programa estratégico e sustentável de prevenção de perdas é o Pentágono de Perdas, que é constituído de cinco elementos indispensáveis e que se relacionam entre si. Qualquer tentativa de estabelecer uma área de prevenção de perdas sem um destes elementos fatalmente não terá sucesso.
As principais atribuições e competências destes elementos são:
• PROCESSOS:
- Mapeamento dos processos da empresa;
- Gestão dos riscos e vulnerabilidades identificados no mapeamento;
- Formalização dos processos através da implantação de normas, procedimentos e políticas;
- Implementação de boas práticas em cada processo mapeado, a fim de obter ganhos e controle;
- Adoção de uma política de riscos e prevenção de perdas;
- Estabelecer um código de ética em todos os níveis da empresa, internos e externos.
• PESSOAS:
- Desenvolvimento e manutenção da cultura de prevenção de perdas e gestão de riscos;
- Promover o endomarketing através de campanhas, materiais lúdicos, etc.;
- Boas práticas no processo de seleção e desligamento de colaboradores;
- Programas de treinamento introdutório, contínuo e reciclagem, com desenvolvimento de ferramentas como e-learning.
• INFORMAÇÃO:
- Estabelecer programas de auditorias presenciais;
- Com uso de tecnologia, implantar auditorias à distância;
- Gestão estratégica dos inventários, adotando inventários rotativos como gestão de negócio e gerando informações para uso no negócio;
- Geração de relatórios gerenciais e painéis de controle para gestão.
• TECNOLOGIA:
- Garantir a proteção dos ativos, através da proteção eletrônica de produtos, circuito fechado de TV, controles de acesso, alarmes perimetrais, etc.;
- Obter velocidade e eficiência no processamento de grandes volumes de dados, por exemplo, em transações nos PDVs (monitoramento de caixa);
- Monitoramento contínuo e consistente das operações;
- Estabelecer controle entre a operação ideal e a operação real.
• INDICADORES:
- Dashboards com os principais indicadores de desempenho (perda geral, perda por região, perda por categoria, top 10 produtos, etc.);
- Estabelecer metas qualitativas com envolvimento de toda a operação e gestores;
- Monitoramento do desempenho e antecipar ações caso o desvio seja alto;
- Direção dos trabalhos e assertividade nas ações.
Os trabalhos de uma consultoria que utilize esta metodologia garante uma implantação em menor tempo [cerca de 1 ano], e consequentemente, os resultados de redução e controle de perdas começam a impactar o aumento dos lucros com rapidez. Isso faz com que o retorno do investimento em uma consultoria de diagnóstico e implantação aconteça antes do planejado.
O desenvolvimento interno geralmente tem maior duração, fato este que leva as empresas a desistirem do programa, por não sentirem o impacto nos números. E, quando há impacto nos números – com a redução da “gordura” da perda – não se consegue manter o programa por falta de estrutura estratégica e de metodologia, que tem como resultado, o retorno da perda, só que desta vez, com mais força.