Perdas e Segurança: 12 passos para um relatório de ocorrências eficaz

O Relatório de Ocorrência é uma ferramenta de extrema importância não só para a segurança de seu negócio, como também para prevenir perdas e ter um acompanhamento constante e organizado das atividades que acontecem em sua empresa. Neste artigo, trouxe algumas dicas de como preparar um relatório de ocorrência voltado para Segurança Empresarial, para ser apresentado à Alta Administração.

O principal ponto de um relatório é sua objetividade. Quanto mais objetivo for, menos incoerências e mais precisão ele terá. É necessário constar nele os principais fatos da ocorrência, com fotos e documentos, que deem embasamento para tomada de decisão. Vamos ponto a ponto entender melhor como criar um Relatório de Ocorrência preciso e objetivo:

1. Cabeçalho

Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira linha, coloque o nome da sua área; na segunda, coloque o nome da sua empresa; Já na terceira linha, coloque do que se trata o relatório. As primeiras informações que devem constar no relatório têm como objetivo deixar claro a que setor e área se referem.

Nossa sugestão de padronização para deixá-lo com um visual limpo e sem interferências:

• 1ª linha: Fonte Calibri, tamanho 14,5 em negrito.
• 2ª linha: Fonte Calibri, tamanho 7,5 em negrito. Sugerimos adicionar um contador de páginas.
• 3ª linha: Fonte Calibri, tamanho 7,5. Para uma maior clareza, coloque em ordem: ocorrência, local (estabelecimento) e a data. 

2. Capa 

A capa deve ser clara e direta, apenas com as informações estritamente necessárias, para que seja de fácil acesso.

• Coloque a marca da empresa; 
• Tipo de Documento, exemplo: RO – Relatório de Ocorrência; 
• Nome do local da ocorrência, exemplo: Loja XPTO. 

3. Sumário Executivo

O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer.  Ele precisa ser preparado visando ir direto ao ponto.

Lembre-se de que você vai apresentar as informações escritas a um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso é tão importante elaborá-lo muito bem e com bastante objetividade. É o sumário executivo que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente. 

4. Informações 

Aqui é o momento onde você deve descrever todos os fatos de maneira minuciosa e com detalhes importantes. As informações podem ser divididas em partes:

a) Informações gerais:

• Data da ocorrência; 
• Cidade, local; 
• Nome da loja; 
• Nome do gerente da loja; 
• Telefone do gerente da loja; 
• Nome do regional; 
• Telefone do regional. 

b) Informações específicas do sinistro:

• Qual a modalidade do sinistro. Ex.: furto, arrombamento, assalto, etc.; 
• A loja estava aberta ou fechada?
• O alarme estava acionado?
• Qual o horário do ocorrido?
• O gerente foi acionado?
• A empresa de segurança foi acionada?
• A polícia foi acionada?
• Sinistro tentado ou consumado?
• O estoque foi invadido?
• Houve subtração de produtos? Quais? 
• Houve subtração de valores? Quanto?
• Valores foram subtraídos dos caixas ou dos cofres?

5. Recursos de Segurança 

Estas informações são importantes para ter um real monitoramento do que foi gravado, se há necessidade de investir em novas tecnologias e quais os recursos disponíveis para tomar providências legais em relação à ocorrência.

• A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem?
• A loja possui sistemas antifurtos? Quais são as soluções instaladas?   
• A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada? 
• As imagens gravadas são armazenadas/monitoradas remotamente?
• A loja possui cofre? Qual? 

6. Detalhamentos

Este é o momento de detalhar e aprofundar as informações sobre os fatos. Mas, assim como explicado antes, procure sempre ser direto e objetivo.

a) Detalhamento do Sinistro:

Procure detalhar o sinistro com todas as informações apuradas, tais como:

• Data e horário; 
• Pessoas envolvidas; 
• Características da ocorrência; 
• “Modus Operandi” dos marginais.
  

b) Relatório de Monitoramento: 

Caso a ocorrência tenha acontecido com a loja fechada, insira as informações da central de monitoramento ou da empresa de segurança. 

7. Cronologia da Ocorrência 

Neste ponto, é importante esmiuçar com horários toda a cronologia da ocorrência. Caso o sistema de CFTV tenha captado a ação, coloque as imagens em ordem cronológica. 

8. Fotos

Insira fotos da ocorrência, como, por exemplo: 

• Local de entrada dos meliantes;
• Locais com danos; 
• Equipamentos danificados; 
• Outras fotos que se fizerem necessárias.

9. Ações adotadas logo após a ocorrência 

Informe todas as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência. É importante detalhar todas as ações para que o relatório sirva para futuras consultas.

10. Análise dos fatos

Neste ponto, o executor do relatório, que deve ser o mesmo que atendeu à ocorrência, deve colocar a sua percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva. 

11. Recomendações

Sempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria estrutural, de segurança ou de processos devem ser feitas. O executor do relatório deve inserir neste campo suas sugestões de melhorias baseadas no fato ocorrido.

12. Publicação dos dados de quem elaborou o relatório

Insira seu nome e função, assim como o nome do seu gestor imediato e a data. 

Com estas informações bem alinhadas e os detalhes necessários, e possível ter relatórios que ajudem a evitar futuros problemas como perdas, furtos, roubos e até mesmo quebras e falhas de sistema. Um bom relatório de ocorrência é uma ferramenta essencial para a organização de uma empresa.

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