Em recente entrevista, Bob Turner, um perito em segurança na Austrália, fala sobre como maximizar o potencial da tecnologia de gestão de numerário para reduzir os custos para a sua empresa. Já abordamos anteriormente os custo de transporte e da desconfiança, e também os custos relativos ao pessoal e contagem do dinheiro. Neste post, falaremos dos custos decorresnte de erros. Quando se empregam trabalhadores pouco qualificados ou semiqualificados, podem surgir problemas. “É espantosa a facilidade com que 338,30 dólares se transformam em 383,80 dólares ou mesmo 33,83 dólares quando os dados entram no sistema contabilístico”, comenta Bob.
Vamos supor que somos uma cadeia de fast-food, com os empregados a depositarem dinheiro num cofre em envelopes no fim de cada dia. Temos um gerente que passa 90 minutos todos os dias a conciliar o dinheiro e as vendas, a seguir leva-o para o banco mais próximo, que depois o processa e informa a sede.
Pelo menos três pessoas introduziram dados em algum momento no sistema. Todos os dias há um erro. E todos os erros têm um custo porque têm de ser conciliados. “Por vezes, uma empresa pode passar dias tentando identificar e corrigir um simples erro de entrada de dados”, diz Bob. “Quanto tempo é preciso para conciliar 10 dólares em falta? É possível gastar 200 dólares à procura desses 10 dólares.” Com um sistema de manuseio de dinheiro automatizado, as notas e as moedas são contadas e validadas, o próprio cofre comunica com o banco e o banco pode colocar esse valor na conta da sua empresa nesse momento – muito embora o dinheiro permaneça nas suas instalações. Esse nível de automatização exige um grande envolvimento do banco, explica Bob.
Cada empresa tem os seus próprios requisitos específicos em função das relações que tem com as diversas pessoas que manuseiam o dinheiro, à medida que este passa pelos vários setores do negócio. Mas cada uma dessas relações representa um custo que um equipamento tem potencial para eliminar.
“Com diferentes pacotes de contabilidade, diferentes metodologias e processos internos para manusear o dinheiro, cada negócio necessita de uma solução personalizada”, afirma Bob. “Mas o primeiro passo para remover o custo do dinheiro consiste em compreendê-lo – depois, aquilo que poderia parecer um grande investimento em automatização, passa, de repente, a parecer ser uma ideia muito boa.”