O ano já está em sua reta final e, para o Varejo, os próximos meses são vitais para alavancar as vendas em decorrência de eventos como: BlackFriday, Natal e liquidações pós fim de ano. Durante esse período, aumenta o número de clientes desejáveis e indesejáveis (furtantes) nas lojas. Por isso, o departamento de Prevenção de Perdas deve ter um papel fundamental ao planejar ações que visem diminuir, evitar e mitigar possíveis perdas decorrentes de furto, roubo, estelionato e apropriação indébita.
É preciso, desde já, planejar as ações e medidas a serem tomadas para que o ponto de venda se preocupe somente em vender. O departamento de Prevenção de Perdas deve encabeçar uma força tarefa juntamente com as demais áreas de BackOffice da empresa para agir em prol disso.
Abaixo elenco algumas das principais ações a serem tomadas para ter um planejamento de final de ano eficiente:
- Efetuar a reposição de pinos e etiquetas antifurtos com base no aumento de volume de mercadorias para o período;
- Dimensionar adequadamente o quadro de fiscais e/ou seguranças para o período, contratando extras, se necessário;
- Treinar/reciclar a equipe de fiscalização/segurança da loja, relembrando os procedimentos de prevenção e segurança que devem sempre executar;
- Implementar rondas feitas pela empresa de segurança com o intuito de visitar todos os pontos de venda;
- Ajustar o número de coletas do Carro Forte pela empresa de valores. Caso a empresa não faça uso da tecnologia de cofre inteligente, para que os níveis de caixa sejam monitorados em tempo real, estime o aumento da demanda para um melhor planejamento.
Além das ações acima mencionadas, recomendo como boa prática montar uma cartilha multidepartamental em forma de FAQ (perguntas e respostas), bem lúdica e objetiva. Ela deve conter os principais processos das áreas de BackOffice, além do nome e telefone dos principais contatos e pessoas que ficarão em regime de plantão neste período, para dar suporte ao ponto de venda no sentido de sanar dúvidas e apoiar na resolução de problemas.
Exemplo dos principais processos das áreas de BackOffice que podem constar nessa cartilha:
Prevenção de Perdas
RH
- Processo de contratação de colaborador extra;
- Marcação de ponto;
- Código de conduta e termos de responsabilidades;
- Dúvidas sobre VT, VR, VA e pagamento;
Financeiro
- Recebimento do Carro Forte;
- Valores de fundo de caixa;
- Operação de cartões bandeirados e próprio;
- Utilização de fundo fixo;
- Procedimentos para lançamento de despesas.
Contabilidade / Fiscal
- Conferência de Impressora Fiscal;
- Leitura Fiscal;
- Contabilização de adiantamento e despesas;
- Datas de fechamento contábil e fiscal.
Administrativo / Suprimentos
- Procedimentos para solicitação de material de escritório;
- Abertura de chamado para equipamentos de uso da loja (geladeira, micro-ondas e TVS);
- Solicitação de compra de materiais de limpeza;
- Solicitação de equipe extra de limpeza.
Comercial
- Acompanhamento de metas;
- Regras para desconto e bonificação;
- Visual Merchandising da loja;
- Campanhas;
- Precificação;
- Concorrência.
TI
- Procedimento para abertura de chamado para reparo de computadores;
- Permissão de acessos a sistemas;
- Problemas de infraestrutura;
- Oscilação de rede;
- Funcionamento da frente de caixa e máquinas para passar cartões.
Engenharia / Manutenção
- Funcionamento de NoBreak, ar-condicionado, etc;
- Alarme de incêndio;
- Sistemas de vendas e de segurança eletrônica;
- Identificação de disjuntores;
- Procedimentos em caso de entupimentos;
- Procedimentos em caso de queda de energia;
- Procedimentos em caso de quebra de chaves das portas principais da loja.
Modelo de Perguntas e Respostas
- Ao abrir a porta da loja a chave quebrou, posso chamar um chaveiro na região?
Resposta: Não, o recomendado é que seja acionado o chaveiro homologado pelos departamentos de Prevenção de Perdas e de Engenharia/Manutenção.
- O fiscal precisa acompanhar as sangrias retiradas dos PDVS?
Resposta: Sim, essa medida ajuda a inibir ocorrências de furto ou desvio. Importante acompanhar a média distância e com rádio de comunicação em mãos para acionamentos dos demais fiscais em casos emergências.
Dica: Faça uma análise SWOT antes da operação de final de ano e ao seu término, isso ajudará a atuar imediatamente nos desvios e identificar oportunidades de melhoria para o próximo ciclo.
Esperamos que essas dicas ajudem no seu planejamento de final de ano e também na sua rotina de Prevenção de Perda. Desejamos excelentes vendas!
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