O ano já está em sua reta final e, para o Varejo, os próximos meses são vitais para alavancar as vendas em decorrência de eventos como: BlackFriday, Natal e liquidações pós fim de ano. Durante esse período, aumenta o número de clientes desejáveis e indesejáveis (furtantes) nas lojas. Por isso, o departamento de Prevenção de Perdas deve ter um papel fundamental ao planejar ações que visem diminuir, evitar e mitigar possíveis perdas decorrentes de furto, roubo, estelionato e apropriação indébita.

É preciso, desde já, planejar as ações e medidas a serem tomadas para que o ponto de venda se preocupe somente em vender. O departamento de Prevenção de Perdas deve encabeçar uma força tarefa juntamente com as demais áreas de BackOffice da empresa para agir em prol disso.

Abaixo elenco algumas das principais ações a serem tomadas para ter um planejamento de final de ano eficiente:

• Realizar a manutenção preventiva em todos os equipamentos de segurança e prevenção de perdas: Antenas antifurtos (EAS), Cadeados Eletrônicos, CFTV, Sistemas de Alarme de Presença, Sistemas Contra Incêndios e Rádios Comunicadores; 

• Efetuar a reposição de pinos e etiquetas antifurtos com base no aumento de volume de mercadorias para o período; 

• Dimensionar adequadamente o quadro de fiscais e/ou seguranças para o período, contratando extras, se necessário; 

• Treinar/reciclar a equipe de fiscalização/segurança da loja, relembrando os procedimentos de prevenção e segurança que devem sempre executar; 

• Implementar rondas feitas pela empresa de segurança com o intuito de visitar todos os pontos de venda; 

• Ajustar o número de coletas do Carro Forte pela empresa de valores. Caso a empresa não faça uso da tecnologia de cofre inteligente, para que os níveis de caixa sejam monitorados em tempo real, estime o aumento da demanda para um melhor planejamento.

Além das ações acima mencionadas, recomendo como boa prática montar uma cartilha multidepartamental em forma de FAQ (perguntas e respostas), bem lúdica e objetiva. Ela deve conter os principais processos das áreas de BackOffice, além do nome e telefone dos principais contatos e pessoas que ficarão em regime de plantão neste período, para dar suporte ao ponto de venda no sentido de sanar dúvidas e apoiar na resolução de problemas.

Exemplo dos principais processos das áreas de BackOffice que podem constar nessa cartilha:

Prevenção de Perdas

• Operação de Frente de Caixa: Sangrias, Trocas e Cancelamentos;
• Recebimento de Mercadorias: Conferências, baixas e divergências;
• Segurança Eletrônica: Antenas e etiquetas antifurtos, CFTV, Alarme de Presença e Rádios;
• Inventários: Procedimentos para realização dos rotativos em produtos de alto risco (PAR);
• Segurança Empresarial: Conduta na abertura e fechamento, solicitação de segurança e procedimentos em caso de ocorrências.

RH

• Processo de contratação de colaborador extra;
• Marcação de ponto;
• Código de conduta e termos de responsabilidades;
• Dúvidas sobre VT, VR, VA e pagamento;

Financeiro

• Recebimento do Carro Forte;
• Valores de fundo de caixa;
• Operação de cartões bandeirados e próprio;
• Utilização de fundo fixo;
• Procedimentos para lançamento de despesas.

Contabilidade / Fiscal

• Conferência de Impressora Fiscal;
• Leitura Fiscal;
• Contabilização de adiantamento e despesas;
• Datas de fechamento contábil e fiscal.

Administrativo / Suprimentos

• Procedimentos para solicitação de material de escritório;
• Abertura de chamado para equipamentos de uso da loja (geladeira, micro-ondas e TVS);
• Solicitação de compra de materiais de limpeza;
• Solicitação de equipe extra de limpeza.

 Comercial

• Acompanhamento de metas;
• Regras para desconto e bonificação;
• Visual Merchandising da loja;
• Campanhas;
• Precificação;
• Concorrência.

TI

• Procedimento para abertura de chamado para reparo de computadores;
• Permissão de acessos a sistemas;
• Problemas de infraestrutura;
• Oscilação de rede;
• Funcionamento da frente de caixa e máquinas para passar cartões.

Engenharia / Manutenção

• Funcionamento de NoBreak, ar-condicionado, etc;
• Alarme de incêndio;
• Sistemas de vendas e de segurança eletrônica;
• Identificação de disjuntores;
• Procedimentos em caso de entupimentos;
• Procedimentos em caso de queda de energia;
• Procedimentos em caso de quebra de chaves das portas principais da loja.

Modelo de Perguntas e Respostas

• Ao abrir a porta da loja a chave quebrou, posso chamar um chaveiro na região?

Resposta: Não, o recomendado é que seja acionado o chaveiro homologado pelos departamentos de Prevenção de Perdas e de Engenharia/Manutenção.

• O fiscal precisa acompanhar as sangrias retiradas dos PDVS?

Resposta: Sim, essa medida ajuda a inibir ocorrências de furto ou desvio. Importante acompanhar a média distância e com rádio de comunicação em mãos para acionamentos dos demais fiscais em casos emergências.

Dica: Faça uma análise SWOT antes da operação de final de ano e ao seu término, isso ajudará a atuar imediatamente nos desvios e identificar oportunidades de melhoria para o próximo ciclo.

Esperamos que essas dicas ajudem no seu planejamento de final de ano e também na sua rotina de Prevenção de Perda. Desejamos excelentes vendas!

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