Como produzir um manual de Prevenção de Perdas?

Um dos tripés de sucesso na gestão das perdas é a rígida aplicação de normas e procedimentos da empresa, que devem ser seguidos por todos. Quando falamos todos, estamos falando de dirigentes, executivos e demais funcionários. Isto só é possível se tivermos um claro e eficiente guia de comportamento, ou seja: um bom manual de Prevenção de Perdas. Mas como montar este manual de maneira eficiente?

A produção de um manual não é fácil. Requer muito trabalho físico, uma boa organização e claras definições sobre seu conteúdo e finalidade. Requer ainda a participação e a aceitação de todas as áreas da empresa, além da aprovação da direção que apoiará, posteriormente, sua rígida implantação, permanente execução e contínua atualização.

As principais fontes de inspiração para produção de um manual voltado para Prevenção de Perdas são o conhecimento prévio, a experiência acumulada de terceiros e a experiência da própria empresa sobre a área.

O manual de Prevenção de Perdas deve ter uma linguagem simples, de fácil compreensão, que atenda ao maior número de usuários sem a necessidade de interpretações por terceiros, pois seu uso deve diário e corriqueiro.

Quantos manuais de difícil compreensão somos forçados a ler quando compramos produtos para nosso uso ou quando precisamos usá-los na execução de nossas funções diárias? Lembre-se do quão difícil é entende-los e tome cuidado para não repetir esta prática. Manuais claros evitam equívocos.

Seguindo nossa filosofia Gunnebo de buscar sempre cooperar com nossos clientes e profissionais da área de Prevenção de Perdas, pesquisamos em várias fontes internacionais informações e dicas para produzir um bom manual de Prevenção de Perda.

Traduzimos um artigo da conceituada revista Loss Prevention Magazine e completamos com alguns comentários práticos observados com os anos de experiência acumulada na área.

Produzindo ou revendo seu Manual de Prevenção de Perdas:

Passo 1: Organização

Um passo inicial é compreender como diferentes manuais vão se combinar para detalhar por completo a função da Prevenção de Perdas. Um manual corporativo, que se aplique a todos, pode especificar certas responsabilidades do departamento, tais como “A prevenção de perdas será responsável por toda a gestão de numerário”, e um manual de treinamento da empresa pode detalhar o treinamento dado à equipe no que se refere à Prevenção. O manual de Prevenção pode completar esse quadro e incluir a maior parte das políticas e procedimentos departamentais, detalhando exatamente quem, quando e como a prevenção irá lidar com o dinheiro, por exemplo. Lembre-se de que ele será parte dos já existentes processos administrativos e deverá ser integrado a eles.

Passo 2: Estratégias

Um manual voltado para prevenção de perdas geralmente descreve estratégias de controle de mercadorias e detalha os vários métodos que um varejista emprega para proteger pessoas e produtos. Os itens exatos que cada manual contém irá variar de acordo com o tamanho e perfil da empresa varejista. Abaixo estão as seções que podem ser incluídas em um manual do departamento e alguns conselhos de profissionais que assumiram o desafio de reformular o documento de orientação do departamento.

Passo 3: Montagem

Como em um relatório qualquer ou uma matéria de revista, o manual deve contar com um prefácio ou um sumário executivo em sua abertura. Segundo alguns executivos, devem-se destacar claramente as políticas mais importantes da empresa logo em seu início, de modo que, caso alguém não leia todo o conteúdo atenciosamente, pelo menos entenderá os principais temas abordados pelo departamento.

• Prefácio. Este é um bom lugar para identificar a quem o documento se destina, especificar seu tema e incluir a missão do departamento. A maior parte do que um executivo de Prevenção de Perdas precisaria para esta seção provavelmente já está descrito em algum documento da empresa e do departamento.
• Políticas de funcionários. Esta seção deve incluir todas as políticas relacionadas aos empregados do departamento de prevenção de perdas, como novos procedimentos de contratação e expectativas de comportamento.
• Deveres e responsabilidades da Prevenção de Perdas. É comum que exista um entendimento geral no que diz respeito aos diferentes profissionais de PP, mas eles devem ser anotados e descritos em detalhes.
• Procedimentos de sistemas e programas. O manual deve identificar cada componente, como “Achados e Perdidos” ou “Sistema de CFTV”, explicitar sua função e como a equipe deve interagir com eles ou gerenciá-los.
• Seção jurídica. Alguns executivos sugerem descrever as leis e os códigos que regem o trabalho da equipe de prevenção de perdas e como eles se aplicam às políticas da sua empresa de varejo. Podem ser incluídas área como as de uso da força, buscas e invasão de propriedade. Uma seção semelhante sobre outras leis com as quais seu departamento pode precisar lidar, questões de acessibilidade para pessoas com deficiência, também pode ser útil.
• Procedimentos de emergência. O plano de gerenciamento de emergências da empresa irá abranger o papel de cada um nesses casos, mas pode ser útil que o manual de prevenção de perdas aborde exatamente o que o departamento de PP fará em eventos de emergência específicos, desde um incidente com um atirador até um consumidor que adoeça.
• Resposta a incidentes. Identifique os procedimentos do departamento para lidar com todos os diferentes tipos de incidentes, como a descoberta de danos materiais ou um comprador intoxicado. Caso não seja abordado na seção relacionada às leis de segurança, esta seção também pode identificar o processo do departamento para investigar crimes e incidentes.
• Documentação. Detalhe de modo específico como os relatórios devem ser escritos, arquivados e retidos.

Aqui vão outras dicas, mencionadas pelo experts, que referem-se ao sucesso na implantação e, na economia de tempo, bem como no desenvolvimento do conceito de prevenção.

• Ao publicar separadamente novas políticas para a equipe de Prevenção de Perdas, avise-a de que também é possível encontrá-las na Seção XYZ do manual.
• A escrita dos procedimentos de Prevenção de Perdas que serão incluídos no manual deve ser delegada aos supervisores, gerentes, formadores, administradores e outros que desempenhem tais funções. Para muitos outros procedimentos, os líderes poderão obter o material com os departamentos correspondentes, como os padrões de prevenção de perdas para treinamento de pessoal, que podem ser obtidos no departamento de recursos humanos.
• É importante envolver a equipe de Recursos Humanos e Jurídica desde o início do projeto. Após a conclusão, ambos os departamentos devem aprovar o conteúdo do manual.
• Crie um plano de distribuição e conscientização do Manual de Prevenção de Perdas, incluindo como cada setor irá tomar conhecimento das partes específicas às suas responsabilidades.
• Envolva outros departamentos no processo de redação do manual, caso sua interação com o departamento de Prevenção ou recursos de suas equipes sejam citados.

Agora você está pronto para criar o manual estratégico para a área de Prevenção de Perdas da sua empresa. Caso tenha ainda alguma dúvida, não hesite em entrar em contato. Com este manual, suas estratégias serão mais bem alinhadas e sua equipe poderá trabalhar com toda sua eficiência.

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