Costumo dizer que o Arroz com “Gestão” é o básico que alimenta o varejo. Faço esse trocadilho do“arroz com feijão” porque além de ser delicioso, de alimentar e de estar em mais de 80% dos pratos dos brasileiros, é o “básico” da nossa cozinha. Pensando em gestão para resultados no varejo, qual seria então o modelo “arroz com feijão”, ou seja, qual seria o modelo de gestão que, além de ser eficiente, poderia atender a grande maioria dos empresários, sendo barato e simples de implementar? Foi esse questionamento que trouxe para a Revista Prevenção de Perdas e agora compartilho aqui.

Gosto de fazer essa provocação porque acredito que exista sim um modelo básico e que muitos empresários e líderes já o conheçam, ou pelo menos deveriam conhecer. Mas ao contrário do que parece, o que vejo constantemente é um verdadeiro malabarismo de “pratos e sabores”, que nem sempre se conectam e trazem os resultados esperados.

Sou consultor de gestão há mais de 15 anos e, durante este tempo, já executei projetos em mais de cinquenta empresas, dos mais variados setores. Além destes projetos, já devo ter me reunido com mais de 500 gestores em diagnósticos de prospecção e posso dizer que menos da metade faz o “arroz com feijão básico e bem feito” e no varejo não é diferente.

Nos últimos anos percebi uma corrida em busca de tecnologia por meio de implantação de plataformas, sistemas, algoritmos e frameworks, que às vezes não temos certeza do que se vai funcionar ou não. Esse questionamento pode te levar a pensar: “você é contra a inovação e a tecnologia?” É claro que não, muito pelo contrário, é evidente que quem estiver fora desta corrida tecnológica vai ficar de fora.

Quando comento do básico "arroz com feijão" é exatamente isso que procuro sinalizar: tecnologia e gestão precisam andar juntas. Ou seja, a empresa precisa utilizar as ferramentas e plataformas na rotina do dia a dia, mas com dados estruturados e analisados. Mas poucas empresas fazem isso.

Uma vez fui visitar uma rede de supermercados e ao conversar com o diretor, ele se disse que acreditava poder ter resultados melhores com a operação atual, mas não conseguia. Quando perguntei sobre os processos de gestão, tomada de decisão e acompanhamento de resultados, percebi que não faltava tecnologia e inovação, o que faltava era saber o que fazer com estas novas tecnologias. Fui até a equipe de operação para conversar e olhar no olho da turma. Conversei com os gerentes, alguns líderes de setor e ao final do dia pude dar meu diagnóstico: eles precisavam de um arroz com feijão bem feito, ou seja, precisavam da implantação e gestão de práticas básicas.

Mas como chegar a este diagnóstico? Analisei alguns pontos que considero importantes:

1 – Disfunção organizacional: para tudo o diretor era chamado, sendo envolvido até mesmo em decisões simples. Os supervisores/líderes de seção, que deveriam verificar se os padrões estavam sendo cumpridos e treinando operadores, estavam perdidos. Os gerentes constantemente tinham apenas tempo para apagar o fogo da operação.

2 – Padrões não cumpridos: os “padrões” da operação não eram cumpridos nem checados. As possíveis tecnologias de verificação de performance operacional não estavam sendo bem usadas. Os responsáveis não sabiam analisar os relatórios gerados.

3 – Metas sem objetivo: as metas eram meros “números na parede”, sem um plano claro para alcançar os resultados e os líderes operacionais não entendiam o que poderia ser feito para influenciar no resultado. Ao fim do mês todos, incluindo os diretores, esperavam resultados como se fossem uma “surpresa”, ou seja, era baixíssimo o nível de previsibilidade dos resultados.

4 – Baixo comprometimento com a cultura da empresa: apesar de terem comitês, calendários de reuniões e inovações na linguagem, era visível o baixo comprometimento dos líderes na implementação e execução das estratégias. Além disso, os setores não estavam interligados, o que se destacava era uma cultura de “feudo” em que cada somente se preocupava com o seu setor. Faltava uma clara priorização das ações e processos básicos, responsabilização e/ou reconhecimento das tomadas de decisão.

É importante o varejista observar estes sinais e pensar se há uma identificação com algum deles para que as mudanças necessárias sejam feitas, para que se crie uma cultura de “arroz com feijão” bem feita. Estes problemas acontecem independentemente de tecnologia e inovação. São questões que precisam ser tratadas na estrutura da empresa.

Para ajudar, deixo aqui duas dicas de como reverter este quadro que descrevi acima com atitudes básicas e simples. O verdadeiro “arroz com gestão”:

- Definição clara de papéis e responsabilidades: Os operadores devem executar os procedimentos operacionais padrão e os supervisores devem treiná-los e verificar constantemente a execução desses padrões. Em caso do não cumprimento, eles devem realizar uma rotina de gestão que “volte” a operação para o padrão. Os gestores, por sua vez, devem analisar os desvios do alcance das metas, agora desdobradas por setor, e realizar planos específicos para que os objetivos sejam atingidos. Para isso tudo acontecer devem ser planejados os padrões, modelos de check de operação por parte dos supervisores e modelos estruturados de análises para os gestores.

- Treinamento, orientação e acompanhamento das práticas: A parametrização das tecnologias priorizadas deve ser revisada e os relatórios e dashboards simplificados. Defina uma agenda específica de verificação dos resultados em relação à execução dos processos. Algumas tecnologias são utilizadas para verificar se, de fato, a função “operação e supervisão” está sendo cumprida. Em caso negativo, os líderes são encorajados e apontar os desvios e pedir ajuda. Com as metas revisadas e desdobradas, os métodos foram priorizados, as práticas de reconhecimento e recompensa foram atreladas aos resultados e comportamentos esperados, os gestores desenvolvidos, empoderados e responsabilizados.

Existem outras atitudes a serem tomadas em casos como este, mas o “arroz com feijão” já está na mesa e precisa ser usado sempre como acompanhamento da inovação e da tecnologia. Executar, treinar e acompanhar a operação, analisar dados e adequar planos para alcançar as metas deve ser o básico. Invista no arroz com gestão e tenha melhores resultados e uma rotina mais eficiente.