No post anterior comecei a responder algumas questões importantes que foram levantadas após o Webinar sobre Prevenção de Perdas no Canal Farma.

Em um primeiro momento, tratamos de solucionar questões mais básicas como tempo médio para implantar o setor de perdas, como fazer e estratégicas iniciais para começar a investir em prevenção. Agora, vamos analisar perguntas um pouco mais complexas, que tratam já diretamente do setor de perdas, seu funcionamento e peculiaridades.

Pergunta1:
Hierarquicamente, a função "Prevenção de Fraudes" está subordinada diretamente a quem?
Resposta: A Prevenção de Perdas deve estar hierarquicamente subordinada ao maior nível da estrutura organizacional da empresa, o Diretor ou Presidente. Como essa área audita os processos das demais áreas da empresa - loja, compras, recursos humanos, TI, etc. - ela precisa ter independência suficiente para executar com sucesso seu trabalho, sem o peso de estar subordinada a outra área. Se for subordinada a áreas como operações de loja, por exemplo, pode ficar em uma "saia justa" ao apontar um descumprimento de procedimento, uma fraude, do seu próprio gestor. Então, este é o modelo ideal e está alinhado com as práticas de Governança Corporativa.

Pergunta 2:
Quem audita a função "Prevenção de Fraudes"? Os desvios ocorridos podem estar ligados à Corrupção?
Resposta: A Prevenção de Perdas é auditada pela Auditoria Interna da empresa, para fins de garantir a transparência e compliance da Governança Corporativa. A corrupção é um dos motivadores para os desvios ocorridos. Como sempre falo: é importante olhar para dentro de casa, justamente para controlar e monitorar a probabilidade de ocorrência destes tipos de desvios.

Pergunta 3:
É necessário ter um setor específico para Prevenção de Perdas? Existe algum software para gerenciamento ou é mesmo necessário ter o olho do dono?
Resposta: É ponto fundamental que a área de Prevenção de Perdas exista na estrutura organizacional e seja independente, ligada apenas ao dono. Existem sistemas que realizam o monitoramento de indicadores das perdas e sua rastreabilidade, como a Microstrategy ou o Raid7, da Wedo. Porém, se não existirem processos formais implantados, pessoas capacitadas, auditoria e controle, o software só indicará a doença, mas, não trará a cura. O "olho do dono", que a Prevenção de Perdas tem, é a característica que norteia o sucesso das suas ações e garante sua posição como área geradora de resultados dentro da empresa. Todos os elementos do Pentágono de Perdas devem ser trabalhados.

Pergunta 4:
Realizar inventários sem pensar inicialmente em implantar processos e medir a aderência. Qual sua opinião sobre esta atitude?
Resposta: Esta é uma pergunta muito importante. Qualquer medição sem processos implantados levará, em primeiro lugar, a questionar se a medição está correta. O que geralmente encontro em clientes é o famoso Efeito Chicote, em um mês a perda está baixa, no outro mês está alta. São diversos fatores que afetam a medição, tanto pelo processo do inventário, quanto pelos elementos que levam às diferenças de estoque. Recomendo que, primeiramente, faça um mapeamento dos processos, sua formalização e implantação. Neste momento, será possível fazer um inventário para um primeiro entendimento dos números. E à medida que os processos vão amadurecendo no negócio, os números começam a ficar mais reais.

Pergunta 5:
Como implementar um sistema de Prevenção de Perdas no comércio varejista de papelaria?
Resposta: A metodologia é a mesma dos outros segmentos. Claro que o impacto dos tipos de perda em seu negócio é diferente, pela redução no número de produtos que tem, por exemplo, prazo de validade etc. Entretanto, acredito que as diferenças de inventário devem ser bem grandes. Lapiseiras, cadernos e se você também vender cartuchos de tinta, por exemplo, já entra na categoria de Produtos de Alto Risco (PAR). Os processos e controles no recebimento de mercadorias e na operação de caixa são os maiores pontos de risco e recomendamos que a atuação nestas áreas comece o mais rápido possível.

Pergunta 6:
Como implantar o mesmo processo de Prevenção de Perdas em uma rede de 21 lojas? Reuniões e palestras com gerentes seria suficiente?
Resposta: O ideal para implantar o processo seria utilizar a metodologia do Pentágono de Perdas e, preferencialmente, investir em uma consultoria que possa atuar em sua empresa. As reuniões e palestras conscientizam, mas é necessário um método de trabalho que traga consigo sustentabilidade, segurança e continuidade. A Prevenção de Perdas afeta todas as áreas da empresa. Podemos utilizar como exemplo os processos de gestão de estoques e operações de lojas. No primeiro, a Prevenção de Perdas atua analisando os indicadores de giro de estoque, dias de estoque, produtos sem venda, etc. No segundo, atua nos processos de recebimento, armazenamento, venda, devolução, troca, provador, atendimento, etc. Um trabalho estruturado passa por todas as áreas da empresa e cria o elo de ligação entre elas, identificando e medindo o risco e apontando formas de prevenção. Quanto maior o número de lojas, maior é a disciplina exigida pelo negócio. Quem garante essa disciplina? O gerente de loja é o responsável, mas quem controla imparcialmente e dá suporte à Diretoria é a Prevenção de Perdas.

Na próxima semana traremos a última parte das perguntas. Até breve!

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