Atualmente, é praticamente impossível administrar uma empresa sem utilizar o inventário como ferramenta primordial para o varejo. Ele nos ajuda não só na questão contábil/fiscal, como costumamos pensar, mas também em diversos outros departamentos fundamentais para o bom funcionamento da empresa. No entanto, ainda assim, muitos varejistas tendem a acreditar que realizar o inventário é apenas gerar custo, fazem o possível para diminuir investimento nesta área, não focam no treinamento das equipes e principalmente buscam reduzir os incentivos para as lojas com relação a seus resultados. É preciso dar a real importância a esta ferramenta e usá-la como aliada na gestão do varejo.

No estoque, dependemos muito da qualidade do inventário no varejo, mas não é isso que vemos acontecer. A grande maioria das vezes, nos deparamos com a realização de inventários sem o mínimo de planejamento, sem preparação. Os profissionais simplesmente marcam o dia, fazem um rápido treinamento com a equipe e acreditam estar prontos para realizar o inventário. Com este tipo de atitude, não é possível existir padrão. Cada funcionário contabiliza o produto de um jeito e é justamente essa falta de padrão que faz com que existam erros no processo de inventário no varejo, que causam distorções no estoque. Um exemplo: o varejista monta um lote na loja com caixas de amaciante de roupas e forra com papel especial e a equipe esquece de contabilizar no inventário. Mesmo que seja identificado nas divergências, você já terá um retrabalho ao não notificar isto no começo do inventário.

O inventário, seja ele terceirizado ou com equipe própria, deve, no fim, ter o mesmo papel: alinhar o estoque sistêmico ao estoque físico da empresa.

Para realizar um inventário eficiente, o varejista deve, primeiramente, planejar a forma como ele será realizado:

• Fazer um checklist para verificar todos os pontos;
• Organizar o inventário geral no mínimo 60 dias antes da sua realização;
• Criar passos diários a serem verificados;
• Treinar bem a equipe e realizar testes de conhecimento;
• Desenvolver um manual de inventário.

No processo de inventário, a preparação responde por mais de 70% da ação.

Apenas com acurácia nos inventários poderemos acompanhar corretamente o apontamento do sistema com relação ao giro de estoque. Além disso, não podemos nos esquecer dos itens sem movimentação que são aqueles produtos que constam no estoque, mas que, por algum motivo, não estão sendo vendidos. Muitas vezes estes itens constam no estoque, mas em tramite, como no caso de transferências entre filiais. Podem ser muitos os motivos para eles não estarem na área de venda, mas ainda assim constarem no estoque.

É através do relatório do inventário que é possível identificar o estoque virtual, ou seja, produtos que constam em seu estoque sistêmico, mas não constam fisicamente nas lojas.

Outro ponto importante para uma gestão de estoque eficiente são os inventários rotativos. Eles são realizados em produtos com alta quebra ou alto risco, os famosos PAR. Também é indicado determinar alguns inventários periódicos para setores com maiores índices de perdas nos inventários gerais. Dessa maneira, torna-se possível identificar mais rapidamente o ralo que está causando a não conformidade nos dados. 

É essencial saber que para um bom apontamento de compra temos que ter vários processos rodando em conjunto, buscando sempre o objetivo de aumentar a eficiência do estoque.

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