Quando falamos em investir, a primeira palavra que vem à mente é tecnologia! Não é verdade? Porém muitas vezes acabamos nos esquecendo de que o investimento deve ser realizado de acordo com o nível de maturidade da empresa. Recebo esta pergunta no mínimo uma vez por semana, seja via e-mail, WhatsApp e outras mídias sociais. Sempre respondo da mesma forma: tudo depende do nível de sua empresa. Processos e tecnologias usadas em empresas do mesmo segmento podem ter resultado diferentes.
O primeiro investimento deve ser em pessoas. Não existe processos e tecnologia sem as pessoas e, com certeza, também não existirá resultado.
Você é empresário e está com dificuldades em atingir o resultado esperado? É possível que tenha pulado esta primeira etapa. Investiu em tecnologia para prevenção de perdas e esqueceu que sua equipe não está preparada para as mudanças. Sabemos que hoje existem empresas que fornecem consultores que apontam onde é necessário investir e porque, porém sempre existem algumas pessoas que acabam estragando o trabalho da maioria.
O primeiro passo, então, é investir no RH. Contrate uma empresa ou tenha um profissional qualificado para realizar o recrutamento e seleção de pessoal. Se possível, escolha alguém de outra região ou cidade vizinha, evitando assim a contratação de pessoas pelo simples fato de conhecê-las. O treinamento do profissional deve ser realizado em filial diferente da origem da vaga, assim o profissional só terá contato com a loja quando estiver pronto para assumir o cargo.
O desenvolvimento dos processos e normas deve ser feito com todos os envolvidos no processo. Se for um procedimento de conferencia de PDV, tenha o profissional de operações, prevenção de perdas, jurídico, entre outros, trabalhando juntos. Isto evita que o processo seja falho ou muito burocrático. Todas as atividades da empresa devem ter um procedimento operacional padrão normatizado.
Como falamos nos jargões do varejo, tudo isso deve ser “amarrado” com a tecnologia. Devemos entender da seguinte forma:
A tecnologia deverá auxiliar e maximizar as análises da área de prevenção de perdas, mas ainda não existe tecnologia que trabalhe sem ter na ponta um profissional bem preparado para utilizá-la.
Temos inúmeras tecnologias disponíveis no mercado hoje. Irei lista apenas quatro que acredito serem fundamentais:
- ERP e BI – Sistema de gestão é fundamental para tudo, desde o pedido de compras até o pós-venda. O pedido de compra depende da informação do estoque no momento da compra que depende da informação de estoque com todos os cálculos de giro apontando assim qual a quantidade ideal para o período. Assim como ferramenta de gestão para controlar as não conformidades através de inventários e auditorias, controlar o fluxo de caixa, demonstrativos de resultado e ter benchmarks rápidos para qualquer tomada de decisão. Enfim, tudo depende da gestão do sistema e de como estão parametrizados.
- Monitoramento por CFTV – Ter um Circuito Fechado de Televisão (CFTV) e não explorá-lo não é aconselhável. É fundamental ter um profissional de prevenção de perdas preparado para identificar furtantes e também processos que não estão sendo seguidos. E isso pode ser feito com o auxílio do CFTV. Hoje as câmeras não focam apenas em flagrar furtos. Através delas, podemos identificar se a reposição está sendo realizada de acordo com as normas e também se na doca de recebimento, o conferente também a segue à risca.
- Monitoramento de PDV – Um grande aliado da área de prevenção de perdas. Que atire a primeira pedra aquele que nunca teve um subscaneamento ou mesmo uma fraude no processo de cancelamento de itens no PDV. Para evitar este tipo de problema, muitos varejistas estão investindo nesta tecnologia que reduz a números significativos as perdas oriundas da frente de caixa, perdas difíceis de serem identificadas e principalmente punidas como devem ser.
- Gestão de Numerário – Quando falo de gestão de numerário me refiro a todo o processo desde o monitoramento dos níveis de caixa de cada filial até mesmo a retirada do dinheiro pela transportadora de valor e controle de sangrias e fechamento de caixa.
Não há como negar que hoje as informações devem estar todas online, desde o recebimento de mercadorias, onde você pode através de um click verificar se o conferente está cumprindo todos os procedimentos, escaneando os produtos que estão sendo recebidos e sem interferência de terceiros, até a questão do controle dos produtos de alto risco na loja e no PDV.
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