Um dos pontos mais importantes do trabalho de Prevenção de Perdas é descobrir o real número que representa as perdas em seu resultado geral. Por isso costumo sempre destacar a importância do inventário no varejo, afinal de contas, o que o que não é medido não é controlado. O inventário não deve ser encarado como um evento qualquer, ele é uma ferramenta estratégica que além de corrigir os estoques também indica quais os produtos de maior perda e dá a direção para as ações. Por isso, reuni dez dicas citadas em meu livro Pentágono de Perdas que você poderá conferir também aqui para ajudar a realizar um inventário eficiente para sua empresa.
A condução do inventário no varejo deve ser realizada sempre na presença de um líder – próprio ou terceirizado – que garantirá as operações necessárias para um inventário dentro dos padrões estabelecidos pela empresa. Quanto mais organizada for sua empresa, maior será o sucesso do seu inventário.
De forma resumida, colocamos a seguir, as 10 boas práticas de um inventário:
- ORGANIZAÇÃO: Área de vendas e estoques organizados mitigam o risco de erros de contagem.
- METODOLOGIA: Se sua empresa leva a sério o controle dos estoques, escolha uma metodologia de contagem que garanta uma acuracidade de 99% em peças e em valores. Em empresas com mix de produtos, aonde determinadas linhas possuem semelhança, a contagem peça a peça é a mais recomendada. Fuja da contagem por múltiplos.
- CONTAGEM CEGA: Todas as contagens, recontagens, auditorias e apurações de divergências devem ser “cegas”, ou seja, o contador não pode saber qual o saldo de estoque, em qual foi a primeira/ segunda contagem, para não induzir o resultado.
- INVENTÁRIOS ROTATIVOS: Com equipe própria ou terceirizada, adote a prática de inventários rotativos nos produtos de alto risco. Seu controle ficará melhor, suas ações terão maior rapidez e a qualidade do inventário geral poderá ser medida.
- ANÁLISE DOS INVENTÁRIOS: Mantenha uma equipe interna que faça a validação dos inventários, desde a contagem até o saldo contábil. Procedimentos com cut-off de notas fiscais e congelamento do estoque são importantíssimos para que a atualização dos estoques e mensuração das perdas seja adequada.
- IMPORTÂNCIA: O inventário não é um evento. É um procedimento de auditoria e gestão. A loja e sua gestão devem ter essa consciência e preparar-se desde o primeiro dia após o último inventário. E não no dia anterior.
- AUDITORIA: Durante o inventário, deve-se auditar as contas realizadas para medir a qualidade e identificar agentes que estejam distorcendo o procedimento.
- DIVERGÊNCIA: Comparar o saldo de estoque com a contagem realizada, no dia do inventário, é uma excelente prática para certificar/corrigir as perdas que surgirem deste confronto.
- VISÕES DE ANÁLISE: A equipe da análise de inventários, deve ter à mão diversas visões de análise. Por exemplo, deve acender a “luz vermelha”, se medicamentos apresentarem perdas altas ou se sobras/faltas, forem reversões do inventário anterior mal realizado.
- ANÁLISE DA DIFERENÇA EM MÓDULO: Atenção para a soma das perdas e sobras, desprezando o sinal. Produtos não “nascem” dentro do estoque. Muitas vezes, perdas baixas são enganosas, porque são o resultado de sobras altas, que podem ocorrer por erros de contagem ou saldo de estoque irregular.
Este conteúdo faz parte do livro Pentágono de Perdas – Transformando Perdas em Lucro. Para se aprofundar melhor nestes assuntos, acesse agora mesmo o Portal Prevenção de Perdas Brasil e garanta seu exemplar.
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