Dentre os principais questionamentos feitos pelo departamento de Prevenção de Perdas, há uma pergunta que acredito estar no Top Five: Como reduzir as quebras ocasionadas por produtos vencidos? O fato é que as quebras operacionais respondem por mais de 33% das perdas de uma empresa e, em algumas empresas, mais de 40% dessas quebras são ocasionadas por produtos que tiveram seus prazos de validade expirados. Como reverter este problema?

Em alguns segmentos, este tipo de quebra é mais impactante do que outros. Por exemplo: supermercados têm setores de lacticínios; os home centers têm suas tintas; drogarias têm os medicamentos. Ou seja, todos os setores sofrem com as quebras por produtos vencidos, alguns menos outros mais.

Ainda é muito complicado realizar o controle de produtos por data de validade em vários sistemas de gestão que conheço. O giro das mercadorias dificulta muito esse controle, mas já podemos contar com ótimas soluções disponíveis no mercado, mesmo sendo, às vezes, um pouco burocráticas. A verdade é que nada funciona melhor do que a velha e conhecida brigada de validade! Você deve conhecer e, se não conhece, com certeza já ouviu falar.

A brigada de validade é um pequeno grupo treinado pela área de Prevenção de Perdas que tem o papel de eliminar os produtos vencidos da loja e reduzir cada vez mais o impacto desse tipo de ocorrência.

Quando eu falo em eliminar não é apenas como exemplo, é uma atitude real. Hoje em dia não podemos mais correr riscos de autuações por, na maioria das vezes, falhas operacionais. As multas são altíssimas e o impacto para a imagem da empresa também é altíssimo.

Você pode estar se perguntando como iniciar uma brigada de validade. Não pense que precisa de muita coisa. Para começar, desenvolva um formulário simples no Excel, onde você irá inserir as informações da loja e também a data da auditoria, código de barras do produto, descrição, preço de custo e preço de venda. Por fim, faça quatro células: uma para 30 dias, outra para 15, outra para 7 dias e a última para produto vencido. Estas quatro células representam quantos dias faltam para o produto expirar.

No fim, o importante é que cada vez mais sejam eliminados os produtos vencidos e, idealmente, com menos de sete dias.

Sabemos que existem produtos que têm apenas 30 dias de vida útil, ou até menos. E é aí que entra o treinamento da equipe. Ao entenderem como deve-se trabalhar para combater estas quebras, eles poderão analisar a vida útil de cada produto e identificar que o mesmo está com menos de um terço de vida e precisa ser eliminado.

O trabalho dessa brigada, além de ajudar muito na redução das quebras, também ajudará o setor comercial a procurar os fornecedores o quanto antes para negociar ações afim de eliminar o mais rápido possível o produto vencido ou prestes a vencer. Com treinamento e organização é possível reduzir drasticamente as quebras por produtos vencidos.

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