Além de medir e apurar as perdas, uma das ações estratégicas em um plano de redução de perdas é a execução de Auditorias Operacionais nas unidades de negócio – lojas ou CDs. A auditoria operacional tem como objetivo a avaliação da correta aplicação das normas e procedimentos vigentes na empresa. O auditor pode atuar como um verdadeiro consultor e orientar toda a equipe a trabalhar com melhor desempenho. Mas como isso pode beneficiar também as estratégias de Prevenção de Perdas da empresa?
Com o uso de um check list de verificação – manual ou eletrônico – o auditor consegue varrer todos os setores da unidade de negócio, de acordo com os pontos de risco levantados e sua aderência às normas e procedimentos.
O papel do auditor hoje, na verdade, está evoluído para um papel de consultor, aonde, além de apontar a irregularidade, coloca-se à disposição para orientação da forma adequada de execução do processo.
Dentre os pontos avaliados, estão o Recebimento de Mercadorias, Operação de Caixas, Tesouraria, Expedição de Mercadorias, Processos de Troca/Devolução, Itens de Tecnologia, Itens de Segurança, Precificação, Área de Vendas, entre outros. Destaca-se também a visão de gestão de riscos de segurança, com avaliação de perímetro externo, risco de intrusão, histórico de assaltos na região, etc.
Como parte desta estratégia, está o uso de avaliação quantitativa do desempenho da unidade de negócio, através da atribuição de notas e pesos para os pontos avaliados. Ao final, o auditor poderá fazer uma avalição entre Ótimo, Bom, Regular e Péssimo, além de observar com inteligência os pontos com reincidência de irregularidade em outras auditorias.
Para a execução destas auditorias, é estabelecido pela área de Prevenção de Perdas e Gestão de Riscos um cronograma baseado nos índices de perda e na classificação de risco da unidade, que vão definir quantas visitas serão realizadas.
Por exemplo, para uma loja de alto risco, 4 visitas anuais, para uma loja de médio risco, 2 visitas anuais e para uma loja de baixo risco, uma visita anual.
Ao final, a auditoria deve produzir um relatório, com texto e fotos, considerando o plano de ação para cada item avaliado. Este relatório deve ser enviado para o gestor da unidade de negócio, para o gestor regional – se houver – , para o gestor de Prevenção de Perdas e Gestão de Riscos, e em cópia para a diretoria de operações.
Desta forma, o gestor da unidade de negócio consegue, junto ao auditor, avaliar como está o desempenho operacional em relação às práticas para redução e prevenção das perdas e tomar decisões para corrigir o rumo dos processos e melhorar sua performance. Usar a auditoria operacional não apenas como um índice, mas também como um panorama da empresa pode auxilar a resolver muitos problemas e identificar perdas.
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