O momento da troca de mercadoria, seja por qual motivo for, constitui um grande risco para perdas no varejo e por essa razão deve ser tratado com muito cuidado. Toda troca gera a entrada no estoque de uma mercadoria que já foi dada baixa no passado. Simultaneamente a isto, ocorre a saída de outra mercadoria do estoque sem a respectiva entrada de recursos no caixa. Ou seja, a troca impacta diretamente no controle de estoque e do caixa da loja, abrindo a possibilidade para perdas associadas a trocas que podem ser erros e na pior das hipóteses, roubo de produto e dinheiro.
Exigir a aprovação de um gerente ou responsável da loja não é mera burocracia. Trata-se de uma medida que visa inibir potenciais perdas associadas a trocas, através da supervisão e da dupla verificação. Mesmo assim, alguns cuidados importantes são enumerados a seguir:
- Realize registros adequados e monitorados pela gerência e área de TI;
- Observe durante processo se a compra e a troca são do mesmo dia;
- Atenção para notas fiscais com mais de uma troca no mesmo dia;
- Cuidado com os casos onde o colaborador emite nota de devolução para si mesmo, pois sabe que não são verificadas posteriormente e são apenas processadas;
- Preste mais atenção nos dias seguintes às datas promocionais como Dia dos Namorados, Dia das Mães, Dia dos Pais, Natal e outras;
- Verifique casos de compra em uma loja e troca em outra;
- Desenvolva um processo de comunicação rápido e eficiente entre lojas do grupo e até alertas entre concorrentes, pois os clientes são concorridos, mas os ladrões são comuns;
- Faça acompanhamento comparativo mensal, identificando aumento/redução nas trocas e possíveis motivos.
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